Preparación interna para implementar un GMAO: lo que no se ve, pero marca la diferencia
Cuando hablamos de implantar un sistema GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador), muchas veces se piensa directamente en la herramienta: su funcionalidad, su interfaz, su capacidad para gestionar órdenes de trabajo, activos o repuestos. Pero lo que marca la diferencia entre una implantación exitosa y una que acaba en frustración no es el software en sí, sino todo lo que pasa antes de que el sistema se ponga en marcha.
En MYC Facilities Industrial llevamos años acompañando a empresas en procesos de digitalización del mantenimiento, y si algo hemos aprendido es que la preparación interna es la clave. Sin ese trabajo previo, por muy potente que sea el sistema elegido, será difícil que funcione bien o que genere un cambio real.
El primer paso hacia el sistema GMAO: mirar hacia dentro
Antes de implementar nada, hay que hacer una pausa y analizar cómo estamos trabajando actualmente. ¿Cómo gestionamos ahora el mantenimiento? ¿Qué problemas detectamos? ¿Dónde se nos van los tiempos? ¿Cómo fluye (o no) la información entre mantenimiento y producción?
Este diagnóstico inicial es fundamental. No se trata de buscar culpables, sino de entender la realidad. Si no somos conscientes de nuestras debilidades actuales, lo más probable es que las arrastremos al nuevo sistema y acabemos repitiendo los mismos errores, solo que digitalizados.
Poner orden en los básicos
Muchas veces nos encontramos con empresas que quieren digitalizar su mantenimiento, pero no tienen actualizados sus activos, no han definido bien los planes preventivos o trabajan con órdenes de trabajo en papel sin cerrar. En estos casos, el primer paso no es instalar un GMAO, sino ordenar los básicos.
Esto implica cosas tan sencillas (y a la vez tan complejas) como:
- Tener un inventario fiable de equipos e instalaciones.
- Clasificar intervenciones, ubicaciones y tipos de fallo.
- Establecer flujos de trabajo claros.
- Saber quién hace qué y cómo se reporta.
Este trabajo previo facilita muchísimo la carga inicial de datos en el sistema y evita cuellos de botella en la fase de puesta en marcha.
Saber qué queremos conseguir con el sistema GMAO
Otro punto clave es definir objetivos realistas y medibles. No vale decir “queremos mejorar el mantenimiento”. Hay que concretar: ¿queremos reducir tiempos de parada? ¿Digitalizar todas las órdenes? ¿Tener trazabilidad completa del stock?
Estos objetivos deben alinearse con la realidad de la planta y con los recursos disponibles. Es mejor plantearse metas alcanzables a corto plazo que objetivos imposibles que solo generan frustración. Además, estos objetivos servirán más adelante para medir si la implantación ha sido un éxito o no.
Alianzas internas: el sistema GMAO es de todos
Una implantación de GMAO no es un proyecto exclusivo del departamento de mantenimiento. Para que funcione de verdad, es imprescindible que producción, dirección y el resto de áreas estén alineadas.
- Producción debe entender cómo va a cambiar su forma de interactuar con mantenimiento.
- Dirección debe apoyar el proyecto, asignar recursos y darle visibilidad.
- El equipo técnico debe sentirse parte del proceso y no simplemente “usuarios del sistema”.
En MYC siempre recomendamos trabajar esta alineación desde el inicio, con reuniones conjuntas, sesiones de trabajo colaborativo y una comunicación clara de por qué se hace este cambio y qué beneficios se esperan.
Planificación para la implementación de un sistema GMAO: sin prisa, pero sin pausa
Una implantación efectiva no se hace de un día para otro. Lo ideal es planificarla por fases, marcando hitos, responsables, tiempos y recursos. Por ejemplo:
- Preparación de datos y definición de procesos.
- Formación inicial y pruebas piloto.
- Implantación en una zona o línea concreta.
- Revisión, ajustes y despliegue al resto de la planta.
Cada fase debe tener objetivos claros y herramientas de seguimiento. Y, sobre todo, debe adaptarse al ritmo y capacidad de la organización, no al revés.
La formación: sin ella, el sistema no funciona
Tan importante como la herramienta es que las personas que van a usarla sepan cómo hacerlo y, sobre todo, por qué hacerlo. La formación debe ser práctica, adaptada a cada perfil (técnicos, gestores, personal de producción) y orientada a los usos reales del día a día.
Además, hay que definir bien los procedimientos estándar que acompañarán al uso del GMAO. ¿Cómo se abre una orden? ¿Quién la cierra? ¿Cómo se notifica una avería? Estas preguntas deben tener una respuesta clara y conocida por todos antes de empezar.
Un plan hecho a medida
En base a todo lo anterior, se define el plan de implantación real. No se trata de copiar el modelo de otra empresa, sino de construir uno que se adapte a las necesidades reales de la planta, teniendo en cuenta:
- Recursos internos (tiempo, personas, conocimientos).
- Recursos externos necesarios (consultoría, soporte técnico, formación).
- Expectativas de cada área implicada.
- Limitaciones operativas y culturales.
Desde MYC acompañamos este proceso paso a paso, con una metodología basada en la realidad del entorno industrial, no en soluciones estándar que no se ajustan a nadie.
Implantar un sistema GMAO no empieza cuando llega el software, sino mucho antes. Comienza cuando una organización decide tomarse en serio su mantenimiento, mirar hacia dentro y prepararse para cambiar
.
Si estás en ese punto, en MYC Facilities Industrial podemos ayudarte. No con soluciones mágicas, sino con experiencia, acompañamiento y una visión realista de lo que implica digitalizar el mantenimiento.
¿Te ayudamos a empezar con buen pie?