Preparació interna per implementar un GMAO: allò que no es veu, però marca la diferència

Quan parlem d'implantar un sistema GMAO (Gestió del Manteniment Assistida per Ordinador), moltes vegades es pensa directament en l'eina: la funcionalitat, la interfície, la capacitat per gestionar ordres de treball, actius o recanvis. Però el que marca la diferència entre una implantació amb èxit i una que acaba en frustració no és el programari en si, sinó tot el que passa abans que el sistema es posi en marxa.

A MYC Facilities Industrial fa anys que acompanyem empreses en processos de digitalització del manteniment, i si alguna cosa hem après és que la preparació interna és la clau. Sense aquesta feina prèvia, per molt potent que sigui el sistema triat, serà difícil que funcioni bé o que generi un canvi real.

El primer pas cap al sistema GMAO: mirar cap a dins

Abans d'implementar res, cal fer una pausa i analitzar com treballem actualment. Com gestionem ara el manteniment? Quins problemes detectem? On se'ns van els temps? Com flueix (o no) la informació entre manteniment i producció?

Aquest diagnòstic inicial és fonamental. No es tracta de cercar culpables, sinó d'entendre la realitat. Si no som conscients de les nostres debilitats actuals, el més probable és que les arrosseguem al nou sistema i acabem repetint els mateixos errors, però digitalitzats.

Posar ordre als bàsics

Moltes vegades ens trobem amb empreses que volen digitalitzar-ne el manteniment, però no tenen actualitzats els seus actius, no han definit bé els plans preventius o treballen amb ordres de treball en paper sense tancar. En aquests casos, el primer pas no és instal·lar un GMAO, sinó ordenar-ne els bàsics.

Això implica coses tan senzilles (i alhora tan complexes) com:

• Tenir un inventari fiable d´equips i instal·lacions.
• Classificar intervencions, ubicacions i tipus de fallada.
• Establir fluxos de treball clars.
• Saber qui fa què i com es reporta.

Aquest treball previ facilita moltíssim la càrrega inicial de dades al sistema i evita colls d'ampolla a la fase de posada en marxa.

Saber què volem aconseguir amb el sistema GMAO

Un altre punt clau és definir objectius realistes i mesurables. No cal dir “volem millorar el manteniment”. Cal concretar: volem reduir temps de parada? ¿Digitalitzar totes les ordres? Tenir traçabilitat completa de l'estoc?

Aquests objectius s'han d'alinear amb la realitat de la planta i els recursos disponibles. És millor plantejar-se metes assolibles a curt termini que objectius impossibles que només generen frustració. A més, aquests objectius serviran més endavant per mesurar si la implantació ha estat o no un èxit.

Aliances internes: el sistema GMAO és de tots

Una implantació de GMAO no és un projecte exclusiu del departament de manteniment. Perquè funcioni de debò, és imprescindible que producció, direcció i la resta d'àrees estiguin alineades.

• Producció ha d'entendre com canviarà la manera d'interactuar amb manteniment.
• Direcció ha de donar suport al projecte, assignar recursos i donar-li visibilitat.
• L'equip tècnic s'ha de sentir part del procés i no simplement “usuaris del sistema”.

A MYC sempre recomanem treballar aquesta alineació des de l'inici, amb reunions conjuntes, sessions de treball col·laboratiu i una comunicació clara de per què es fa aquest canvi i quins beneficis s'esperen.

Planificació per implementar un sistema GMAO: sense pressa, però sense pausa

Una implantació efectiva no es fa un dia per l'altre. L'ideal és planificar-la per fases, marcant fites, responsables, temps i recursos. Per exemple:

• Preparació de dades i definició de processos.
• Formació inicial i proves pilot.
• Implantació a una zona o línia concreta.
• Revisió, ajustaments i desplegament a la resta de la planta.

Cada fase ha de tenir objectius clars i eines de seguiment. I, sobretot, s'ha d'adaptar al ritme i la capacitat de l'organització, no al revés.